Privacyreglement Dennis Koekkoek Schilderwerken (‘DKS’) Eemnes
1. Inleiding
DKS vind het belangrijk om zorgvuldig en veilige om te gaan met privacy gevoelige informatie van bezoekers van de DKS-website en personen of bedrijven die diensten (willen gaan) afnemen. Reden waarom dit privacy reglement ten behoeve van onze zakelijke relaties is opgesteld. Zo laten wij zien, hoe wij de aan ons toevertrouwde persoonlijke informatie van relaties (klanten) behandelen (verwerken) en beveiligen, uiteraard volgen wij daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’).
2. Verwerkingsverantwoordelijke
DKS is als bedrijf (opdrachtnemer) een zogenaamde ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG en wij hebben daarmee de verantwoording over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij stellen het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vast. DKS schakelt soms andere bedrijven in om diensten uit te voeren, zie hieronder ‘derden’.
3. Functionaris gegevens bescherming
DKS heeft een functionaris aangesteld voor de gegevensbescherming. Deze houdt toezicht op de toepassing en naleving van privacyregels en relaties kunnen tevens terecht bij de functionaris voor informatie of bij vragen over privacy. De contactgegevens van deze functionaris zijn: D. Koekkoek (dks-eemnes@planet.nl).
4. Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens? (verwerkingsgrondslagen)
In de volgende gevallen is het ons toegestaan om uw gegevens te bewaren en / of te verwerken:
a) Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden.
b) In het kader van onze dienstverlening . de aanneming van een (schilder)werk). Denkt u hierbij aan: het opstellen van een offerte, factureringen, het doen van betalingen, informeren, om u te kunnen bellen of mailen, om producten / materialen bij u af te leveren / werkzaamheden te verrichten.
c) Ten behoeve van de naleving van wet- en regelgeving.
d) Voor kwaliteitsdoeleinden.
e) De beveiliging en het bereikbaar houden van de webserver.
5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
DKS verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten (of dat overweegt) en / of omdat u deze zelf aan ons verstrekt bijvoorbeeld via de email of via een contactformulier op onze website. Het gaat om onderstaande gegevens:
a) NAW gegevens, emailadres, telefoonnummer(s) en andere contactgegevens.
b) Gegevens over uw activiteiten op onze website.
6. Derden
DKS kan uw persoonsgegevens doorgeven aan derden zoals een boekhouder, of overheidsinstanties als de Belastingdienst. Er worden geen gegevens aan derden in het buitenland verstrekt. De verstrekking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang wettelijke verplichting en / of ter uitvoering van de overeenkomst tussen DKS en de derde en steeds in overeenstemming met de doelen zoals hierboven genoemd onder 3 (verwerkingsdoelen).
Met deze ‘externe’ bedrijven maken wij door middel van zogenaamde ‘verwerkersovereenkomsten’ contractuele afspraken over de omgang met de persoonsgegevens van onze relaties, zodat de privacy ook in die situatie gewaarborgd blijft.
7. Uw rechten
DKS vindt het belangrijk dat u eenvoudig gebruik kunt maken van uw rechten bij de verwerking van persoonsgegevens. Indien een relatie gebruik wenst te maken van een van de navolgende rechten kan op contact met DKS worden opgenomen. Per mail: dks-eemnes@planet.nl
Inzage- of wijzigen van gegevens
U kunt op elk gewenst nadere informatie vragen over de verwerken van uw persoonsgegevens, oom kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan te vullen te verbeteren of te verwijderen. Wanneer persoonlijke gegevens op verzoek zijn gewijzigd, wordt u hierover geïnformeerd.
Verwerking van gegevens (tijdelijk) beperken
Wanneer u het niet eens is met de inhoud van de gegevens die worden bewaard / verwerkt kunt u een verzoek indienen om de verwerking van gegevens tijdelijk te beperken. DKS wacht dan met het verspreiden van gegevens tot deze naar uw mening weer juist zijn. Indien de verwerking van persoonlijke gegevens op uw verzoek wordt beperkt wordt u hierover geïnformeerd.
Recht om gegevens over te dragen (recht op dataportabiliteit)
U kunt persoonsgegevens die DKS van u bewaart in een gestructureerde / gangbare en (digitaal) leesbare vorm bij ons opvragen.
Recht om vergeten te worden
U kunt DKS verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u bewaren te verwijderen. Daarnaast kunt u eventueel verleende toestemming op persoonsgegevens te verwerken op elk moment intrekken. DKS zal de verwerking van de persoonsgegevens waarvoor de toestemming werd verleend dan (tijdelijk) staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden of die nog moeten plaatsvinden op basis van enige wettelijke verplichting of (gerechtelijk) bevel.
Procedure, responsetermijn en kosten
Verzoeken op basis van bovengenoemde artikelen worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één maand behandeld. Daarbij is DKS verplicht uw identiteit te controleren / vast te stellen, voordat aan de verzoeken wordt voldaan. Verzoeken worden zoveel mogelijk digitaal behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt. Behandeling van de verzoeken is in beginsel kosteloos, tenzij de verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht om inzage om bijkomende kopieën verzoekt.
Ook kan worden geweigerd aan een verzoek gehoor te geven indien de belangen of vrijheden / privacy van anderen in het geding is of de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de opsporing van strafbare feiten of vervolging.
8. Beveiliging
DKS draagt zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen ter voorkoming van verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Gegevens worden verstuurd via een beveiligde internetverbinding.
Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet al uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zake van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
DKS neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen (bijv. via een computerprogramma) besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
10. Geheimhouding
Behoudens daartoe strekkende wettelijke voorschriften in wet- en regelgeving hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens: degenen, waaronder begrepen derden, die zijn belast met of leidinggeven aan de activiteiten die in verband staan met de verwerking van de gegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken.
11. Bewaartermijn(en)
DKS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking, en conform de geldende wet- en regelgeving aangaande bewaartermijnen.
12. Vragen, opmerkingen, klachten
Bij vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens, kan er contact worden opgenomen via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Indien een klacht naar het oordeel van de relatie niet naar behoren in behandeling wordt genomen of niet tot tevredenheid wordt opgelost, kan de relatie eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Onvoorzien
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke met inachtneming van het bepaalde in de wet en de strekking van dit reglement.
14. Wijzigingen
DKS behoudt zich het recht voor om dit privacy reglement aan te passen of te wijzigen.